Para crear tablas primero debemos ingresar a Microsoft Office Access como se muestra en la entrada de "Entorno de trabajo de Microsoft Office Access 2007", al dar clic en el boton Crear de la ultima pantalla que aparece al abrir Access, aparece la siguiente pantalla:
Por logica aparece una tabla ya creada pero sin datos, si el usuario desea crear una tabla nueva se siguen los siguientes pasos:
Dar clic en la pestaña "Crear" y despues en la opcion "Tabla".
Para diseñar la tabla se da clic derecho en tabla1:tabla y se elige la opcion vista diseño, como se muestra en la imagen:
Al dar clic aparecera una pantalla en la cual debemos escribir el nombre con el cual deseamos guardar nuestra tabla, ya escrito el nombre damos clic en la opcion Aceptar:
Cuando damos aceptar nos aparece la pantalla en vista diseño, donde intoduciremos los atributos de cada tabla:
En la primera columna debemos cambiar el nombre del campo, es decir escribiremos los atributos de cada tabla, y en la columna Tipo de dato aparece una barra desplegable en la cual seleccionaremos el tipo de dato, por ejemplo en campos que contengan texto ira texto, por los que contengan numero sera numero:
La tabla "cliente" quedara de la siguiente manera:
Ya terminada la tabla cliente se crea otra tabla como ya se explico en el "Entorno de trabajo de Microsoft Office Access 2007", esta nueva tabla se llamara ahora "empleado" la cual contendra el nombre del campo y su respectivo tipo de dato:
Al terminar la tabla "empelado" se crearen otras 4 tablas la siguiente sera la tabla "pedido":
La 4° tabla es "articulos":
La 5° tabla creada es la de "Proveedor":
La 6° y ultima tabla es la de "Factura":
Cuando se tienen todos los nombre de campo y su tipo de dato se relacionan de la siguiente manera.
Primero debemos acceder a la ventana Relaciones debemos hacer clic en el boton Relaciones que se encuentra en la pestaña Herramientas de base de datos:
Aparecera el cuadro de dialogo Mostrar tabla el cual espera que el usuario indique las tablas que formaran parte de la relacion a crear.
En esta ocasion elegiremos todas las tablas dando clic izquierdo y arrastrando el mouse sobre las tablas y damos clic en agregar:
Ahora aparecera la ventana Relaciones con las tablas que añadimos anteriormente:
Para crear la relacion:
- Ir al campo de relacion de la tabla (en este caso ID-cliente de la tabla "cliente").
- Pulsar el boton izquierdo del mouse y manteniendolo pulsado arrastrar hasta el campo ID-cliente de la tabla "pedidos".
Soltar el boton del mouse.
Aparecera el cuadrode dialogo Modificar relaciones:
En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (cliente y pedidos) y debajo de estos el nombre de los campos de relacion (Id-cliente e Id-cliente).
Observese en la parte inferior el Tipo de relacion que se asignara dependiendo de las caracterisiticas de relacion (en este caso Uno a varios).
Para terminar, se da clic sobre el boton Aceptar, se creara la relacion y esta aparecera en la ventana Relaciones:
Lo mismo se debe hacer con todos los campos identicos, siempre y cuando sean campos que contengan el mismo tipo de informacion y por lo tanto del mismo tipo.
Las relaciones nos ayudan a que al ingresar nuestros datos, tengan la realcion que necesitamos con cada uno de nuestros pedidos, facturas, proveedores, etc.
La siguiente imagen nos muestra todas las relaciones que creamos, hay que tener en cuenta que ninguna linea debe quedar cruzada o por debajo de alguna relacion como se muestra a continuacion:
"Mascara de entrada"
La Mascara de entrada nos sirve para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios puedan intoducir en un control. Por ejemplo, puedes crear una Mascara de entrada para un campo Numero de telefono que muestre exactamente como debe introducirse un numero nuevo: (___) ___-___.
Ejemplos de Mascara de entrada:
A continuacion crearemos la Mascara de entrada para nuestras tablas, primero damos clic en cada una de las tablas que aparecen a la izquierda y seleccionamos la opcion Vista diseño.
Al dar clic en la opcion nos aparecera la tabla en vista diseño y debajo de esta las Propiedades del campo como se muestra en la imagen:
Cada uno de nuestros diferentes campos cuenta con distinta informacion, por lo cual algunos campos llevaran diferente Mascara de entrada como se observa enseguida:
En en el primer caso la mascara de entrada es LLLL000 ya que acepta cuatro letras y tres numeros ejemplo: CAGC403
CANALES
GONZALEZ
CLAUDIA
En el segundo caso la mascara de entrada es 0000 ya que acepta cuatro numeros ejemplo:
1010Ahora debemos insertar las Mascaras de entrada de los siguientes campos:
ID-cliente (LLLL000) cuatro letras y tres numeros.
RFC (LLLL000000AAA) cuatro letras, seis numeros y tres letras.
Cod-postal (99999) cinco numeros.
N-pedido (0000) cuatro numeros.
ID-cliente (LLLL000) cuatro letras y tres numeros.
ID-empleado (00000) cinco numeros.
ID-articulos (LLLLL000) cinco letras y tres numeros.
ID-empleado (00000) cinco numeros.
ID-articulos (LLLLL000) cinco letras y tres numeros.
ID-proveedores (LLLL000) cuatro letras y tres numeros.
ID-proveedores (LLLL000) cuatro letras y tres numeros .
RFC (LLLL000000AAA) cuatro letras, seis numeros y tres letras.
Cod-postal (99999) cinco numeros.
N-facturas (0000) cuatro numeros.
N-pedidos (0000) cuatro numeros.
La siguiente tabla muestra los caracteres utilizados en la Mascara de entrada asi como su significado o descripcion:
Nota: No todos los campos deben tener Mascara de entrada.
